【第四回】書類の整理、どうしていますか？

こんにちは。
インスタグラムを中心に「持ち過ぎない暮らしの心地よさ」を発信している、よしかわりなです。
今回は、書類整理のお話をしたいと思います。
私は現在独立して、執筆や撮影、ラジオなどでお仕事をしていますが、以前は十年以上事務職をしていました。上司の秘書業務を兼ねていた時期もあり「誰でも」「必要な書類がすぐ取れる」ことが求められることが多かったので、書類整理は毎日の中でも大切な業務のひとつでした。
毎日の暮らしの中でも、書類整理は日々求められる「名もなき家事」のひとつだと思っていて「誰でも」「必要な書類がすぐ取れる」状態にしておくことを意識しています。つい、億劫になって後回しにしてしまいがちなのですが、、、後々の自分が楽になることを考えると、整理しなければならない書類が手元に来たタイミングで整理するのが、結局一番スムーズなんですよね。

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わが家では、量が増えがちな子どもの書類や領収書などを、bon moment の【一緒に並べて整う】がばっと開いて見やすい書類収納ケースのSサイズとLサイズにそれぞれ分けて収納しています。

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このファイルの気に入っているところは、ご覧のようにジャバラになっていて、大きく広げることができること。インデックスさえつけてしまえば「どこに」「何を入れたか」が一目瞭然でわかります。

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Lサイズは、子どもの書類整理用に使用しています。わが家は二人の子どもがいるので「検診・予防接種」「検査結果・薬」「園の必要書類」「行事」「一年保管」の項目を二人分インデックスで作りました。上の子も下の子もアレルギーがあったので、検査結果やお薬に関する資料の項目も作っています。どこの項目かわからないけれど、処分はしない方が良さそう、、、という書類は「一年保管」の中に入れ、年度末に見直すようにしています。

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Sサイズは、領収書の整理に。家計の管理用と、仕事の経費用でファイルを２冊用意しています。

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毎日家計簿をつけることが理想的ではありますが、なかなか難しく感じています。レシートを収納する段階である程度仕分けておくことで、家計簿への記入作業の効率はかなり良くなりました。なので「買い物から帰ったらレシートをファイルに仕訳けて入れる」は必須で行うようにしています。

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こちらは、仕事の経費用に使っているファイル。通帳も入れて「仕事の経費関係はここ」とひとまとめにしています。ちょっとしたことですが「◎◎はあそこにまとめてある」と頭の片隅にあるのと「◎◎はあそこ、▲▲はあっち、、、」と思考が散らかってしまうことを比べると、目的の書類はできるだけまとまっていた方が効率が良いですよね。

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